Privacy e GDPR

Cos’è il GDPR?

Il regolamento generale sulla protezione dei dati, GDPR n. 679/2016, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale Europea il 4 maggio 2016 ed entrato in vigore il 25 maggio dello stesso anno, è divenuto operativo a partire dal 25 maggio 2018.

Il GDPR si prefigge l’obiettivo di uniformare e semplificare il quadro normativo pre-esistente in modo da garantire ad ogni cittadino europeo maggior controllo e protezione sui dati personali.

Tutte le aziende, di ogni tipo o dimensione, sono tenute ad adeguarsi e a rivedere le proprie modalità di acquisizione, trattamento e archiviazione dei dati.

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Costituzione dell’Organigramma

Costituire l’organigramma significa individuare tutti gli attori coinvolti nelle attività di trattamento all’interno e all’esterno dell’organizzazione e redigere un documento ufficiale dei ruoli e delle responsabilità.

Nomina del Data Protection Officer (DPO)

Il Responsabile protezione dati (DPO) è una figura introdotta dal nuovo Regolamento Europeo avente l’incarico di sorvegliare l’osservanza delle disposizioni del sopracitato Regolamento, relativamente alla protezione dei dati. Inoltre, il DPO è incaricato di informare, fornire consulenza, vigilare sui processi interni, di formare il personale incaricato al trattamento, fornire un parere sulla valutazione d’impatto e seguirne meticolosamente lo sviluppo, cooperare e fungere da trait d’union tra il Titolare del trattamento e l’autorità di controllo.

Quando la nomina del DPO è obbligatoria? La nomina del DPO è obbligatoria nei casi in cui:

• il trattamento sia effettuato da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico;
• quando le attività principali del titolare o del responsabile consistono in trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico di interessati su larga scala;
• quando le attività principali del titolare o del responsabile consistono nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati o di dati personali relativi a condanne penali e reati.

Valutazione dei rischi

Effettuazione della valutazione dei rischi privacy, ovvero l’individuazione della quantità e delle tipologie di dati implicati nelle diverse attività di trattamento e susseguente calcolo dei rischi potenziali.

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

La redazione del Data Protection Impact Assessment (DPIA) o della Valutazione d’impatto, è una delle più grandi novità del quadro normativo poiché manifesta appieno il concetto di responsabilizzazione (accountability) del Titolare del trattamento, elemento cardine del nuovo regolamento. Quando un trattamento può comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone interessate (in caso di profilazione, o in caso di un gran numero di soggetti interessati al trattamento o un gran numero di dati sensibili trattati), il titolare sarà obbligato a svolgere una valutazione d’impatto prima di iniziare il trattamento, consultando l’autorità garante in caso le misure tecniche e organizzative messe in atto per attenuare il rischio non siano ritenute sufficienti.

Redazione delle Informative

L’informativa Privacy è il documento che ogni Titolare dovrà obbligatoriamente fornire ai soggetti interessati per informarli sulle finalità, modalità e mezzi implicati nel trattamento dati.

All’interno dell’informativa dovranno essere esplicitati l’identità e i dati di contatto del Titolare (o del Responsabile, ove applicabile), le finalità del trattamento e la base giuridica, i destinatari dei dati, il periodo di conservazione, l’eventuale intenzione di trasferire i dati ad un paese terzo o ad un’organizzazione internazionale, i diritti dell’interessato e la modalità di esercizio di tali diritti.

Formazione

Tra le prescrizioni del nuovo Regolamento scatta l’obbligo di formazione del personale dipendente o parasubordinato. Tale obbligo ha la valenza di informare e sensibilizzare il personale sui possibili rischi e sulle misure tecniche e organizzative da mettere in atto per salvaguardare il corretto svolgimento delle attività di trattamento, in modo da essere conformi al quadro normativo ed evitare le ingenti sanzioni amministrative previste in caso di inadempimento.

Registro delle attività di trattamento

L’art. 30 del GDPR impone ad ogni Titolare la tenuta di un registro delle attività di trattamento, da tenere in formato cartaceo ed elettronico, ovvero un documento attraverso il quale il Titolare possa tenere traccia di tutte le attività di trattamento eseguite all’interno della sua organizzazione.

Tale obbligo è previsto per tutte le aziende che svolgano attività di trattamento che possano rappresentare un rischio per i diritti e le libertà degli interessati. Per cui, tutte le organizzazioni che abbiano dipendenti di cui trattano dati sensibili, sanitari, giudiziari dovranno adempiere a tale prescrizione.

Nomina Responsabili del trattamento

Qualora un trattamento debba essere esternalizzato si ricorrerà unicamente a responsabili del trattamento che diano garanzie sul corretto svolgimento delle attività e rispondano ai requisiti di tutela dei diritti degli interessati. Il Responsabile del trattamento non è altro che la persona fisica o giuridica che tratta i dati per conto del Titolare; esempi lampanti sono il Consulente del Lavoro, l’RSPP, il web hosting etc.

Il GDPR stabilisce che il rapporto tra il Titolare e il Responsabile debba essere disciplinato da un contratto o da altro atto giuridico che vincoli quest’ultimo alla corretta gestione del trattamento a lui affidato.

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